EN MEDIO DE UN MAR REVUELTO


PUERTO DE BUENAVENTURA- MAR PACIFICO-
COLOMBIA


Caso elaborado por: Paola Andrea Caicedo, Paula Andrea Carrejo y Edison Díaz estudiantes de postgrado de la Especialización de Logística Promoción XI, el caso fue dirigido por el profesor Andrés López. Este trabajo es propiedad de la Universidad ICESI. Santiago de Cali, Diciembre de 2007.

SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACION EN UN PUERTO


CASO: EN MEDIO DE UN MAR REVUELTO

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RESUMEN DEL CASO

La empresa Puertos del Valle administra en virtud a un contrato de concesión el puerto de Buenaventura, la empresa inicio labores en 1994 y su contrato es hasta el 2014 con posibilidades de ampliarlo 20 años mas.

Este es el principal puerto colombiano y el segundo mas importante en la costa pacifica latino americana fue fundado en 1719 época de la colonia y desde 1872 lo administro la empresa estatal puertos de Colombia con altos grados de ineficiencia, sobre costos laborales y unos pobres indicadores de eficiencia portuaria ante lo cual el estado colombiano en la presidencia de Cesar Gaviria toma la decisión de privatizar los puertos y crea los puertos regionales en los cuales el 70 % es capital de inversionistas privados y el 30% capital público. (Nación, Gobernación, Municipio)

En el año 2006 a raíz del incremento del Comercio en Asia Pacífico las líneas marítimas desviaron sus flotas de embarcaciones hacia esos destinos los cuales eran más rentables, como consecuencia se presentó un desabastecimiento de motonaves en Latinoamérica y congestión de cargas de los puertos.


En un mercado global altamente competitivo ningún eslabón de la cadena puede prescindir de las herramientas que puedan contribuir a ahorrar recursos, aumentar la productividad, generar nuevas oportunidades de negocios y prestar un mejor servicio a los clientes; tal es el ejemplo del manejo del flujo de la información; si el flujo de la información que precede y acompaña a la mercancía no está en armonía con su movimiento físico, no tiene sentido utilizar buques cargueros o portacontenedores más rápidos o acelerar el ritmo de trabajo de las grúas. Es decir, la mercancía permanecerá en el muelle o detenida en aduanas si todos o cada uno de los eslabones de la cadena no reciben la información que necesitan para cumplir con sus funciones en el momento y lugar requeridos que ayuden a tomar decisiones más acertadas.

Las operaciones en el Puerto actualmente se encuentran soportadas la estructura y personal que se observa en el organigrama y en el macroproceso del puerto de Buenaventura (Ver anexo 1).

Durante los 30 últimos años, el comercio internacional ha crecido más aprisa que la producción mundial. En todas las regiones del mundo han surgido nuevas potencias económicas y numerosos centros industriales y comerciales. Ello ha tenido como consecuencia una nueva estructura del comercio mundial que se caracteriza por una expansión más rápida tanto en valor como en volumen, por causa sobre todo del auge espectacular del comercio de los bienes manufacturados, que suelen transportarse en contenedores. El desarrollo de los transportes y las comunicaciones ha aproximado a las diferentes partes del mundo. Tal cosa ha producido una rápida extensión del sistema de producción multinacional.

Diversos conceptos de Suply Chain Management darían aplicabilidad a esta relación, en especial tratándose de una estrategia corporativa de las operaciones interorganizacionales del negocio para el logro de su posicionamiento y ventaja competitiva dentro del mercado mediante la sincronización e integración de procesos; en este último aspecto cabe mencionar que la tecnología ha jugado un papel preponderante en el incremento de los niveles de intercambio comercial; es así que algunas empresas implementan el denominado e-comerce con el objetivo de desarrollar una plataforma de desarrollo para su SCM.

Tal evolución hace que los puertos asuman más responsabilidades. En el nuevo esquema de organización de los intercambios que se caracteriza por una mayor integración, los puertos se hallan en uno de los raros puntos de ruptura o más bien de contacto de la red de transporte que une la producción y el consumo. Se dan todas las condiciones para que se conviertan en plataformas logísticas del desarrollo del comercio.

Aquellas autoridades portuarias que previeron primero tal evolución pudieron preparar las mutaciones correspondientes, construyendo las infraestructuras necesarias, tanto en agua como en tierra, donde se ofrecen nuevos servicios, en particular los relacionados con la creación de centros de distribución y adecuación de los sistemas de información, esto con el fin de promover la armonización de los procesos y hacer más eficaz el sistema comunitario portuario (Agentes Marítimos, operadores portuarios, Empresas de Transporte, Autoridades marítimas, portuarias, Aduaneras, Estatales, Sociedades de intermediación aduanera, Sociedades portuarias). Por lo tanto se debe tomar atención en el proceso informático que acompañan a la escala de los buques, para determinar las posibilidades de mejora, adecuarnos a la evolución e integración de la información, agilizando los flujos y poder tomar decisiones con información en tiempo real, además de garantizar la interoperabilidad de los diferentes eslabones de la cadena de servicios. (Ver anexo 1)

El problema de este caso de estudio básicamente se divide en dos:

A raíz de no haber un sistema integrado de información, la empresa se fue llenando de una cantidad de aplicaciones que no son compatibles entre sí, lo que hace que la información no fluya en forma homogénea y confiable, pues hay diferentes sitios donde se captura, se almacena y diferentes personas que la manipulan de diferentes áreas. Esto sumado a La inexistencia de planes previos liderados por la Gerencia General la cual involucre a las diferentes áreas en la determinación del tipo de sistema de las áreas y procesos críticos, además de una redefinición de cada uno de ellos.

La falta de entrenamiento formal, en el cual el conocimiento es trasmitido de una forma inadecuada. No se transmite el conocimiento bajo una metodología estructurada. No existen planes de formación acorde con las necesidades de la empresa, teniendo en cuenta que la capacitación del sistema de información se dio al grupo primario, y este no transmitió lo adquirido al personal a cargo.

Hoy en día se sigue haciendo consultas y soluciones de problemas al proveedor de COSMOS en Bélgica. No se adquirió el conocimiento necesario para que el proyecto pudiera ser difundido en toda la empresa. (Ver Anexo 4)


CASO: EN MEDIO DE UN MAR REVUELTO

Al terminar mi carrera profesional, mi mayor ambición en aquel momento, era poder aplicar todos aquellos conocimientos sobre procesos logísticos y siempre me acordaba de la frase que mi profesor me enseño sobre que “la práctica hace al maestro”, que en forma teórica había aprendido en la universidad. De ahí en adelante, me dedique a conseguir un empleo en el área logística sobre todo en el área de Comercio Exterior ya que siempre pensé que era un área fundamental en las empresas y que de ahí dependía en gran parte la rentabilidad que esta pudiera generar. Un buen amigo, me recomendó ante la Junta Directiva del Puerto ese momento era considerado el primer puerto con el mayor movimiento de carga en el país.

La idea era reemplazar de manera temporal al Asistente de Operaciones, encargado de gestionar y elaborar los reportes de: Control de la carga, Planeación y Control del espacio en patio, trazabilidad de la carga mediante la actualización en línea de los movimientos de la carga e integración de la comunidad portuaria al proceso y facturación. Yo estaba dichoso por el reto y por la oportunidad que se me daría de trabajar, así fuera por tres meses en un área tan crucial para el Puerto como era el área de Informática que me permitiría conocer la forma de la integración de los procesos mediante la información de la empresa.

Empecé a trabajar por un día lunes y mi primer tropiezo fue el darme cuenta que no tendría ningún tipo de inducción acerca del manejo de los diferentes aplicaciones que habían para obtener información y poder realizar los informes requeridos por la Gerencia. Mi Jefe, El Dr. Cortes se iba a uno de sus múltiples compromisos en el Puerto de San Cristóbal en Costa Rica el cual era necesario para un posible proyecto de implementación de un ERP aquí en el Puerto.

Una hora después que mi Jefe partiera, sucedió algo inesperado:

Don Cortes: Conteste ¡¡¡¡ Conteste, compadre (suena el celular de Miguelito)

Miguelito: Dígame Jefe…

Don Cortes: Uyy Mijo donde está usted?

Miguelito: En clases Jefe, recuerde que tenía clases en la U. Pero que pasa Jefe?

Don Cortes: Uyy hermano vuele por que acá se armó un m *+/-…… ¡¡¡¡

Miguelito: Como así Jefe?

Don Cortes: Si, resulta que los de Msc[2] han mandado una carta a todos sus clientes subiendo en U$ 40 dólares la tarifa a sus clientes que utilicen el puerto de Buenaventura dizque por “congestión”, y claro la junta directiva se reunió de inmediato ayer en la noche y despidieron al gran Jefe Pluma negra ¡¡¡¡ Mijo, lo echaron a la calle. Esto es una pesadilla ¡

Miguelito:¡¡¡¡ Uyyy cállese esos ojos jefe, y entonces?

Don Cortes: Pues por eso lo llamo hermano, nombraron encargada a la “querida” Gerente Financiera como Gerente General.

Miguelito: Que es eso de querida si esa señora es mas Jodida ¡¡¡

Don Cortes: Si No ves que ella a todo dice “Perdóname pero yo Requiero de Inmediato”

Don Cortes: Por eso es “La Querida” porque nos requiere. Bueno al grano, la gran Jefe llamó esta mañana a las 6 a.m. y ha pedido un reporte y lo quiere ya pero en Cali, sobre todas las embarcaciones arribadas al puerto en los últimos 5 años, su hora de arribo a boya, medir el tiempo de permanencia en fondeo, en maniobras, calados, numero de contenedores a movilizar, (Descargue, Cargue) transbordos, tránsitos, reestibas a bordo y a tierra, tonelajes y numero de contenedores de 40 y 20 pies frecuencia semanal, numero de motonaves que arriban en un día, tiempo bruto y neto de operación, además lo quiere discriminado por líneas marítimas, agentes marítimos operadores portuarios y cada tiempo no operacional a quien le corresponde.

Miguelito sintió como si se hubiese derrumbado la montaña que esta a la salida del túnel 5 en la carretera que conduce de Buenaventura a la ciudad de Cali y le hubiese caído encima.

Don Cortes: Miguelito, Miguelito, ahhh se cayó esta señal del movil

Miguelito: No jefe, uyy déjeme que estoy como reaccionando. Y de donde diablos vamos a sacar esa información? Usted sabe que el sistema Sapa 21 ya no lo alimentan porque compraron el COSMOS en Bélgica que costo siete mil millones de pesos y no ha servido para nada. Además recuerde que tenemos que hacer los informes mes a mes en cuadros de Excel, con los Querys, y la información que les pedimos a los clientes.

Don Cortes: No hermano vengase para acá y a ver que hacemos con los locos de Informática y la gente de Mercadeo y Planeación que también están colgados del techo porque el jefe les dijo que no servían para nada ya que la información no salió por ninguna de las consultas automáticas que le montaron, y las proyecciones de la oficina de Planeación y Mercadeo de movilización de carga no se fueron bien proyectadas y ahora la superintendencia quiere intervenir la empresa por comprometer el comercio internacional del país y dizque la competitividad está en los sistemas de información, pero aquí todo es al contrario.

A punto de enloquecerse, Miguelito azarado llama al Departamento de informática a su supuesto “amigo” y Director de Informática “Sr. Variable”, quien dependiendo del estado de ánimo te ayuda o te deja empantanado con el problema.

Miguelito: Aja y tu qué?!

Sr. Variable: Todo bien, parejita. Aquí resolviéndole problemas a la gente que todo lo dejan para la última hora y pretenden que yo les vuele con la información.

Miguelito: Uy hermano como asi? Y a ustedes no les ha llegado el requerimiento de “Doña Querida”?

Sr. Variable: Cuales loco?

Miguelito: Ya le mando el email mijo, eso si es un gran problema

A la media hora, Miguelito llama de nuevo a “Sr Variable”…

Miguelito: Tonces que? Le llegó?

Sr. Variable: No, me quede esperando… es que es muy pesado el archivo o que?, viejo, usted sabe que aquí los servidores no han sido repontenciados y la capacidad de respuesta es muy lenta.

Miguelito: Típico!, ok, ya te lo imprimo y te lo llevo, a ver si me podes ayudar right now!!

Miguelito: Se dirige a la oficina de mr. Variable con el email impreso, tan pronto Mr. Variable lo lee, casi sufre un infarto y sus ojos se desorbitaron

Sr. Variable: Nooo! Cuadro! Esta información estadística me toma más o menos un mes en procesarla, es muy densa y complicada. Tengo que entrar a varias bases de datos, y no tengo los mapas de campos pues son diferentes proveedores, además, antes de que yo entrara a trabajar aquí, habían aplicaciones ya instaladas y nadie conoce como operarlas y los manuales se perdieron.

Miguelito: Grave!!, Vamos a Mercadeo a ver que nos resuelve.

Miguelito y el Sr. Variable se dirigen al Departamento de Mercadeo donde se encuentra el Sr. Julio, quien es el Jefe de la Oficina de Investigación y Estrategias de Mercadeo.

Miguelito: Buen día Dr. Julio.

Dr. Julio: Hola Miguelito, Como estas? (contesta entre dientes y con un aire de arrogancia), que te trae por acá?, dándole dos palmaditas en la espalda.

Miguelito: Dr. Julio, al grano. Ustedes ya copiaron el requerimiento de Doña Querida, estoy aquí con Sr. Variable, y me dice que esos datos no salen automáticos del sistema y que se posiblemente se tome un mes en procesarla.

Dr. Julio: No. Entonces hagámosle el requerimiento a la Oficina de Planeacion

Miguelito ya de mal genio de tanto peloteo y cero soluciones, de forma tajante y categórica, dice:

Miguelito: No!! Vamos los tres a ver que nos solucionan el Viejo Alejo en Planeación, esta información se requiere pa ya!!

Sr. Variable: No, tú sabes que ese man se mantiene muy ocupado procesando datos para los informes de Gerencia.

Miguelito: Con más razón! Vamos donde el viejo Alejo ya!!

Los tres, se dirigen al tercer piso a la Oficina de Planeación…

Miguelito: Hola Alejo, me imagino que estas trabajando en el informe que requiere para ya doña Querida…

Alejo: Hermano, desde ayer me tienen en eso. Por cierto, Sr. Variable, quien tiene el mapa de campo de las bases de datos, por ejemplo el de COSMOS?

Sr. Variable: Ya le expliqué a Miguelito, que precisamente está complicada la cuestión porque hay que identificar campo por campo, lo que hace más difícil y demorada la búsqueda de información y esa base la tienen los técnicos en Bélgica y nosotros no la conocemos.

Alejo: Huy pero como así eso no costo mas de $ 2´000.000.000 de pesos?

Sr. Variable: Eche, Perdóname pero yo no tuve que ver nada en esa Negociación, esas decisiones se toman en Junta Directiva.

Miguelito: bueno Doctores, hay que resolver, nada que hacer, estos informes deben enviarse a mas tardar en dos días…lo que más me preocupa de esta situación es que hemos perdido un día, buscando de donde y como sacar esta información, aun estando en el sistema. Que lástima no tener un sistema de información integrada, hubiera de sido de gran ayuda. Aquí no queda mas que cada uno baje la información en Excel y mañana nos reunimos de nuevo a juntarla.( Ver Anexo 2)

Miguelito, quedo muy preocupado por la situación y se puso en el trabajo de investigar y encontró que en la organización el conocimiento se trasmitía sin responder a un programa de entrenamiento e inducción, en la que as personas entrenaban a los compañeros que mejor relación tuviesen (Aun sin cumplir los requisitos de los perfiles y ni poseer las competencias del cargo).

Que las decisiones de adquisición de software y hardware eran tomadas en la Junta Directiva y en la mayoría de los casos se desestimaban los conceptos y requerimientos de especialistas contratados a altos costos y de los requerimientos de las áreas usuarias finales.

En las negociaciones con los proveedores no tenían asesores por tanto las pólizas de cumplimiento y garantía no cubrían el soporte lo que obligaba a pagar por cada consulta hecha posterior a la implementación unos valores que superaban el valor de la negociación inicial.

Que todas las áreas se quejaban de los errores del programa y de la poca aplicabilidad a las labores diarias, lo que los obligaba a recurrir a realizar sus informes y manipulación de información en aplicaciones como Excel, y mantener archivos personales sin control de auditoria ni de la oficina de Gestión de calidad para poder generar facturas de los servicios prestados, Igual pasaba con las áreas de mercadeo quienes para recopilar la información estadística del movimiento de carga de los clientes y el seguimiento que su labor comercial les exige también recurrían a los mismo. Y esto se replicaba en las áreas de Operaciones, Planeación, Financiera. (Ver Anexo 4)

En la oficina de Informática y telecomunicaciones los “soportes” de usuarios permanecían las ocho (8) horas de su labor ingresando al sistema para manipular la estructura del programa de forma tal que casi siempre el “soporte” terminaba haciendo lo que le correspondía al “Usuario” de otra área. (Ver Anexo 5)

Así la empresa se fue llenando de digitadores y cada Jefe o Gerente justificaba de alguna forma el gasto extra por esta nueva persona que no hacia parte de la estructura de la organización, tampoco de la planta de personal oficial, en cada área había como mínimo una o dos de estas personas cuya única labor era mantener estos cuadros de Excel al día para que cada vez que hubiese un requerimiento de información (Interno o Externo) poder cumplirlo. Pero allí empezaba otro problema si la información tenia que ser validada por otras áreas lo normal era que no coincidiera (Proyecciones de carga de Mercadeo y planeacion, Carga movilizada en un periodo determinado generada por Operaciones Versus esta misma información generada por el sistema en las áreas de informática, carga movilizada o cobro del servicio a las embarcaciones generada por Operaciones comparado contra los ingresos que debería percibir la empresa reflejada en la información contable y los estados financieros de la Gerencia administrativa y financiera) . (Ver Anexo 2 y 3)

Lo anterior generaba largas y agrias discusiones de los gerentes de áreas que asistían a los comités de alta Gerencia, cada uno defendiendo los datos con los cuales llegaba a dicha reunión y los regaños de la gerencia general por las inconsistencias al tener que elaborar informes para la Junta Directiva.

Miguelito quien precisamente era uno de estos “ilustres Dioses” de la información empezó a entender que su estadía de tres (3) meses podría llegar a prolongarse indefinidamente y que esta “Crisis” generada por la Doctora “Querida” seria una cantante ya que la formación profesional de la nueva CEO y su poco conocimiento del negocio portuario haría que requiriera constantemente Información a todas las áreas de la empresa.

PROBLEMÁTICA

El problema de este caso de estudio básicamente se divide en dos:

A raíz de no haber un sistema integrado de información, la empresa se fue llenando de una cantidad de aplicaciones que no son compatibles entre sí, lo que hace que la información no fluya en forma homogénea y confiable, pues hay diferentes sitios donde se captura, se almacena y diferentes personas que la manipulan de diferentes áreas. Esto sumado a La inexistencia de planes previos liderados por la Gerencia General la cual involucre a las diferentes áreas en la determinación del tipo de sistema de las áreas y procesos críticos, además de una redefinición de cada uno de ellos. (Ver anexo 4)

La falta de entrenamiento formal, en el cual el conocimiento es trasmitido de una forma inadecuada. No se transmite el conocimiento bajo una metodología estructurada. No existen planes de formación acorde con las necesidades de la empresa, teniendo en cuenta que la capacitación del sistema de información se dio al grupo primario, y este no transmitió lo adquirido al personal a cargo. Hoy en día se sigue haciendo consultas y soluciones de problemas al proveedor de COSMOS en Bélgica. No se adquirió el conocimiento necesario para que el proyecto pudiera ser difundido en toda la empresa.


LA SOLUCION.

Implementación de las siguientes herramientas:

• Integración de aplicaciones
• Sistema integrado de recursos empresariales (ERP)
• Sistema de información de clientes (CRM)
• Sistema de Gestión Documental

Miguelito aprovecho sus aplico los conocimientos en CRM Y ERP adquiridos en la Especialización de Gerencia logística y presento a la Jefe de Calidad una propuesta para que el flujo de información y el “viaje” que esta realizaba por toda la organización se viera reflejado como en el mapa de procesos de la Red del sistema de gestión de la calidad el cual ya tenia sello de garantía ISO 9000 versión 2000.

Este documento seria presentado a los gerentes de área y ellos a sus vez a la Gerencia General para ser presentados a la Junta Directiva.

En ese documento se plasmaban dos posibles alternativas para el desarrollo de un sistema de información integral para la organización y que permitiera vía EDI o cualquier otro protocolo la comunicación bidireccional con todos los eslabones la cadena logística, Fortaleciendo la Comunidad Portuaria.

Para el primer problema la solución que se dio fue la siguiente:

A raíz de los hechos, el actual Gerente de Tecnología y Comunicaciones, organizó un equipo el cual sufrió una primera reorganización y se cambiaron algunos líderes que estarían con el asesor o personas contratadas de una empresa que pueda realizar un desarrollo propio.

El primer paso fue entrar a definir con el equipo las especificaciones que cada uno de los módulos del sistema de información debía tener el sistema. Estos deberán ser:


Módulo Marítimo: debe contener características de barcos, y pueda generar simulación de diferentes alternativas para la utilización de la línea atraque.

Módulo de almacenamiento y distribución de carga: información de contenedores que trae y van a ser embarcados en la motonave. Ubicación de la carga en los diferentes sectores que permiten encontrar en tiempo real la ubicación de la carga y su recorrido desde el momento que es entregado a la sociedad portuaria en custodia hasta el momento que es entregado al consignatario y dueño de la carga.

Módulo de Administración de transporte: Permite ver donde se encuentran los vehículos, a quién pertenece y contabilizar el tiempo de permanencia en el Terminal y las operaciones realizadas

El sistema actual cuenta con 4 módulos los cuales son:

Módulo de administración de cargas que muestra en tiempo real donde se encuentran las cargas

Módulo de contenedores CTCS que administra los contenedores y muestra ubicación en tiempo real

Módulo de General Carg que administra la carga suelta. Controla las cargas que no vienen en contenedores.

Falta el Módulo SHIPS que permite planear la operación de cargue y descargue de una motonave

Una vez se llegó a un acuerdo, el cual consistía en que la empresa proveedora antes de implementación iba a determinar las brechas encontradas en un tiempo de 2 meses. Dentro de la negociación que se hizo, el Puerto sugirió 2 personas las cuales tenían poca experiencia en estos proyectos.

El desarrollo de las brechas tenía un costo que el Puerto debió asumir, debido a que el proveedor debía incurrir en tiempo y recursos para realizarlo.

Una vez se solucionó el problema de las brechas se tuvo que hacer un nuevo levantamiento de información para hacer los respectivos ajustes en los módulos del nuevo sistema, lo que implicó hacer un esfuerzo mayor y seguir retrasando algunas actividades.

Durante el tiempo que se hizo el levantamiento de esta información, se hizo una revisión para que estuviera de acuerdo con las necesidades de las empresas que faltaban por implementar. Se hizo para esto aplicación del ciclo PHVA.

A estas alturas el proyecto, se había cambiado el Director del Proyecto por parte del Puerto, lo cual implicó un cambio estructural del equipo de trabajo que se había conformado para tal fin.

Lo que se concluyó con el cambio de la Dirección del Proyecto por parte del Puerto, fue que el equipo debió permanecer constante hasta que se montaran todos los módulos propuestos (Marítimo, Almacenamiento y distribución de carga y administración de transporte), ya que este sería el real termómetro que diría el parte del éxito en la implementación del Sistema de Información.

Cuando se terminó la última implementación con el módulo de administración del transporte, en el Puerto, el Director del Proyecto actual, por razones personales renunció a la dirección de este proyecto, dejando vacante nuevamente el cargo. En reemplazo se nombró a Miguelito, quien se desempeñaría como líder y estaba en el proyecto desde sus inicios. (Ver Anexo 4)


Para el segundo problema la solución que se dió fue la siguiente:

Para este proceso se involucró al equipo de facilitación para el cambio para que hiciera una campaña de sensibilización con los Planeadores portuarios y empezaran a utilizar el módulo de Almacenamiento y distribución de carga del sistema de información nuevo implantado.

Miguelito expresaba:

“El proceso de sensibilización no fue nada sencillo con los Planeadores del Puerto, debido a que ellos estaban acostumbrados a utilizar las hojas de Excell, donde hacían su trabajo con gran rapidez y facilidad. Actualmente estamos en este proceso, ya logramos al menos que utilicen el módulo de Administración de transporte y poco a poco están reconociendo las ventajas que este nuevo sistema de información ofrece”

Paralelo al trabajo que estaba ejerciendo el equipo facilitador se dispuso un equipo liderado por el Gerente de Operaciones del Puerto y un líder funcional del proyecto que se encargaría de hacer seguimiento al trabajo operativo de los Planeadores para velar por el correcto funcionamiento del módulo y que este al mismo tiempo agregara valor a su trabajo. (Ver Anexo 5).


GLOSARIO

Las definiciones que se presentan a continuación corresponden a las relacionadas con el sector de comercio internacional de mercancías por medio del transporte marítimo:

a. Agente de Carga Internacional: Persona Jurídica cuyo objeto social incluye actividades como: Coordinar y Organizar embarques, consolidar carga de exportación o desconsolidar carga de exportación y emitir o recibir del exterior los documentos de transporte propios de su actividad.

b. Almacenaje: Corresponde a la utilización de las áreas de almacenamiento cubiertas o descubiertas que tiene en disposición la Sociedad Portuaria Regional de Buenaventura S.A., para la prestación de este servicio.

c. Autoridad Marítima: Es la persona designada por la Dirección General Marítima, que ejecuta las políticas adoptadas por la Autoridad Marítima Nacional en su jurisdicción.

d. Autoridad Portuaria: Es la persona designada por la Superintendencia de Puertos y Transporte, que tiene la facultad de ejercer vigilancia y control sobre las personas naturales o jurídicas que ejecuten o cumplan actividades portuarias, conforme a las funciones y competencias establecidas en la ley.

e. Business Anti-Smuggling Coalition (BASC): Programa de Cooperación entre el sector privado y organismos nacionales y extranjeros, creado para fomentar un comercio internacional seguro.

f. Cargas de Cabotaje: Son aquellos cargamentos nacionales o nacionalizados que son transportados desde o hacia otro puerto colombiano.

g. Cargas de Exportación: Son aquellas cargas que salen en forma legal para el extranjero.

h. Cargas de Importación: Son todas aquellas cargas procedentes de otros países que van a ser nacionalizadas en territorio nacional.

i. Cargas de Importación en Tránsito Nacional: Son aquellas cargas que una vez llegan al puerto salen por vía terrestre del territorio nacional para ser nacionalizadas en otro depósito o lugar habilitado por la aduana.

j. Carga de Trasbordo Nacional o Internacional: Cargamentos que estando destinados a otro puerto, son descargados en el puerto para ser reembarcados posteriormente en otra embarcación diferente hacia su destino final. Si el puerto de procedencia y el puerto de destino están dentro del territorio nacional, esto constituye un trasbordo nacional.

k. CID: Por sus siglas, Centro de Información y Documentación; Área de la Compañía adscrita a la Gerencia de Servicio e Información al Cliente donde se recibe y tramita toda la información y documentación que alimenta los procesos operativos de la Compañía

l. Cobertizo de Fiscalización de Exportación: Zona restringida utilizada exclusivamente para realizar las inspecciones necesarias a la carga de exportación. Dichas inspecciones son llevadas a cabo por autoridades tales como Policía Antinarcóticos, DIAN, entre otras y por el representante de la carga o SIA.

m. DIAN: Autoridad Aduanera Colombiana, cuya sigla significa Dirección de Aduanas e Impuestos Nacionales.

n. DTA: Documento de tránsito aduanero, expedido por la Autoridad Aduanera, DIAN, con el fin de permitir el tránsito de la mercancía desde un depósito aduanero hasta otro donde se llevará a cabo su nacionalización.

o. Muellaje para Naves en Tránsito: Corresponde al tiempo de permanencia de la embarcación atracada.

p. Operador de Transporte Multimodal (OTM): Es Toda persona que, por sí o por medio de otra que actúe en su nombre , celebra aun contrato de transporte Multimodal y actúa como principal , no como agente o por cuenta del expedidor o de los transportadores que participan en la operaciones de transporte multimodal

q. Operador Portuario: Es la empresa que presta servicios en los puertos, directamente relacionados con la actividad portuaria tales como, cargue y descargue, almacenamiento, practicaje, remolque, estiba y desestiba, manejo terrestre, porteo de carga, dragado, vaciado y llenado de contenedores, clasificación, reconocimiento y usería, toma de muestras, amarre y desamarre, servicio de lancha, apertura y cierre de bodegas, reparaciones menores, tarja, trincado, alquiler de equipo y toda otra actividad que se realice en un Terminal.

r. Porteo: Es la actividad de desplazamiento de la carga desde el costado del buque al área de almacenamiento o viceversa, dentro de las instalaciones portuarias.

s. Puerto: Es el conjunto de elementos físicos que incluyen canales de acceso, instalaciones y servicios que permiten aprovechar un área.

t. SIA: Sociedad de Intermediación Aduanera. Personas jurídicas cuyo objeto social principal es el ejercicio de la intermediación aduanera, autorizados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

u. Tarifas de Muellaje para Naves en Tránsito: Es el cargo que se cobra, al Agente Naviero, por metro de eslora, por hora o fracción por utilizar el muelle o estructura portuaria o por acoderarse a otra embarcación que se encuentre atracada en alguna de estas formas.

v. Tarifa por Almacenaje: Es el cargo fijado a quien utiliza el servicio y en dependencia con el tipo de carga y su sitio de almacenaje.

w. Tarifa por Uso de Instalaciones a la Carga (Importación, Exportación, Cabotaje): Es el cargo que se cobra, al consignatario o al dueño de la carga, por utilizar la infraestructura portuaria para su movilización y en dependencia con el tipo de carga movilizada como:

· Graneles sólidos (por tonelada movilizada)
· Graneles líquidos (por tonelada movilizada)
· Carga general (por tonelada movilizada)
· Contenedores vacíos de 20’ o de 40’ (por unidad movilizada)
· Contenedores llenos de 20’ o de 40’ (por unidad movilizada)
· Vehículos (por unidad movilizada y de acuerdo a su volumen)

x. Tarifa por Uso de Instalaciones a la Carga de Trasbordo Nacional o Internacional: Es el cargo que se cobra, al Agente Naviero o al dueño de la carga, por utilizar la infraestructura portuaria para su movilización y en dependencia con el tipo de carga movilizada como:

· Graneles sólidos (por tonelada movilizada)
· Graneles líquidos (por tonelada movilizada)
· Carga general (por tonelada movilizada)
· Contenedores vacíos de 20’ o de 40’ (por unidad movilizada)
· Contenedores llenos de 20’ o de 40’ (por unidad movilizada)
· Vehículos (por unidad movilizada y de acuerdo con su volumen)

y. Tarifa por Uso de Instalaciones por el Operador Portuario Marítimo: Es el cargo que se cobra, al operador portuario o su representante, por utilizar la infraestructura portuaria por el descargue o cargue de una motonave y en dependencia con el tipo de carga manejada como:

· Graneles sólidos (por tonelada movilizada)
· Graneles líquidos (por tonelada movilizada)
· Carga General (por tonelada descargada o cargada)
· Contenedores vacíos de 20’ o de 40’ (por unidad movilizada)
· Contenedores llenos de 20’ o de 40’ (por unidad movilizada)
· Vehículos (por unidad movilizada y de acuerdo con su volumen)

z. Tarifa por Uso de Instalaciones por el Operador Portuario de Pilotaje y Remolcador: Es el cargo fijado por maniobra, a la empresa de pilotos o a la empresa de remolcadores, en la operación y conducción de las embarcaciones en la zona de puerto, para el atraque, desatraque, zarpe y maniobra dentro de la dársena. Movilización de la unidad de carga, o cargue/descargue de la mercancía en un medio de transporte terrestre, dentro de las instalaciones portuarias.


aa. Tarifa por Uso de Instalaciones por el Operador Portuario Terrestre: Es el cargo que se cobra al operador portuario o a su representante, por utilizar la infraestructura portuaria para movilizar la carga, de acuerdo con el tipo de carga descargada o cargada como:

· Carga General (por tonelada descargada o cargada)
· Contenedores vacíos de 20’ o de 40’ (por unidad movilizada)
· Contenedores llenos de 20’ o de 40’ (por unidad movilizada)

bb.Tarifa de Servicios Varios: Es el cargo fijado a quien solicite o tenga que ver con el servicio en dependencia de actividades tales como:

· Suministro de energía eléctrica
· Conexión y desconexión de Contenedores refrigerados
· Servicio de Grúas
· Servicio de Estibas
· Utilización de Espacios por Tolvas y Cucharas
· Arrendamiento de Áreas

cc. Terminal Marítimo: Son las instalaciones y zonas accesorias dadas en concesión a la Sociedad Portuaria Regional de Buenaventura S.A., y estipuladas en el contrato de concesión No.009 de Marzo 17 de 1994.


Anexo 1. Puertos del Valle

Puertos del Valle, fue creado en la época de la Colonia en 1719; posteriormente el general Francisco de Paula Santander, por decreto legislativo en 1872, lo declara puerto franco y de allí en adelante sufrió constantes transformaciones hasta su configuración actual como el más pujante Terminal marítimo del país.

Es el único puerto polivalente de Colombia y opera a través de Puertos del Valle S.A., con una pantalla de 2.000 metros de longitud, que permite la atención simultánea de hasta 12 buques de navegación internacional y una plataforma de ferroconcreto de 70 metros para atender graneles líquidos.

Cuenta con terminales especializadas en contenedores, graneles sólidos, graneles líquidos y multipropósito; patios, bodegas, cobertizos, silos y tanques para la más variada nomenclatura de mercancías.

A Puertos del Valle llegan anualmente más de 1200 buques pertenecientes a las más importantes líneas navieras que tienen conexiones directas o mediante puertos de trasbordo con más de 100 de los principales puertos del mundo.

Por la disponibilidad de terrenos, Puertos del Valle tiene las mejores posibilidades de expansión portuaria en todo el Pacífico latinoamericano.

Posee el más rico hinterland de Colombia, que contribuye con el 60% del producto interno bruto del país.

El aeropuerto internacional más cercano al Puerto se encuentra a una distancia de 150 kilómetros. El aeropuerto local está a sólo 15 kilómetros.

En materia de comunicaciones cuenta con telefonía convencional y celular, fax, telex, microondas y un canal de Internet con un ancho de banda adecuado para soportar altas tecnologías.

Puertos del Valle S.A.

Al expedirse la Ley 1a de enero 10 de 1991, Estatuto de Puertos Marítimos, durante la presidencia de César Gaviria Trujillo, el Estado Colombiano dejó de ejercer el monopolio que ostentó la empresa Puertos de Colombia –Colpuertos - dando paso a la conformación de las Sociedades Portuarias Regionales conformadas por prestantes industriales, comerciantes y personas vinculadas con el comercio exterior, con las cuales se firma un contrato de concesión portuaria. En este contrato de concesión, la Nación, a través de la Superintendencia Puertos y Transporte, permite que una sociedad anónima ocupe y utilice en forma temporal y exclusiva las playas, los terrenos de bajamar y zonas accesorias para la construcción y operación de un puerto a cambio de una contraprestación económica a favor de la Nación y de los municipios y distritos donde opere el puerto.
Puertos del Valle S.A. es una empresa de economía mixta, regida por el derecho privado. El 83% de su participación accionaria pertenece a empresarios privados conformados por importadores, exportadores, operadores portuarios, líneas navieras, gremios, extrabajadores portuarios y personas naturales. El 17% restante está en manos del sector público integrado por la Alcaldía de Buenaventura (15%) y el Ministerio de Transporte (2%).
Colpuertos fue liquidado por su incapacidad de gestionar de manera eficiente la actividad portuaria en un país que se enfrentaba a un proceso de globalización, para dar paso a la creación de nuevas Sociedades que ofrecieran al comercio exterior, sistemas eficientes de operación a unas tarifas competitivas. El objetivo era crear unas nuevas empresas (Sociedad Portuaria) con sistemas administrativos totalmente diferentes y modernas a las que éste tenía, sobre todo reducción de costos de operación. En este marco de privatización de la actividad portuaria, el 21 de diciembre de 1993 se constituyó Puertos del Valle S.A., que recibió de manos del Presidente de la República de Colombia, César Gaviria Trujillo, el 21 de Febrero de 1994, la concesión para la administración del Terminal Marítimo de Buenaventura durante 20 años, en el período comprendido entre 1994 y 2014.

Ámbito Geográfico de la Empresa

El Terminal Marítimo de Puertos del Valle se encuentra ubicado en la ciudad y bahía del mismo nombre, en la costa del Océano Pacífico de Colombia, Departamento del Valle del Cauca. Se encuentra cerca del canal de Panamá, equidistante entre Vancouver (Canadá) y Valparaíso (Chile). Es uno de los puertos del continente americano más cercanos al Lejano Oriente.

Cerca de las principales rutas marítimas que atraviesan el planeta de norte a sur y de oriente a occidente. Las condiciones geográficas le permiten ser un puerto concentrador y de trasbordo, optimizando el uso de los barcos de gran porte.

El canal de acceso del Terminal Marítimo de Puertos del Valle tiene una longitud de 30 kilómetros, una profundidad de 33 pies en bajamar y 45 en pleamar, y se encuentra debidamente señalizado.

El Puerto se localiza a los 3° 53' de latitud norte y a los 77° 05' de longitud al oeste del meridiano de Greenwich. En sus doce (12) muelles, el Terminal atiende a sus clientes y usuarios durante 24 horas al día, los trescientos sesenta y cinco días del año, ofreciendo también los beneficios de un almacenaje seguro en sus bodegas y patios.


Portafolio de Clientes y Servicios

· Clientes

De acuerdo con las actividades concernientes a la Administración, Operación y Comercialización de Servicios Portuarios, Puertos del Valle S.A. ha clasificado sus clientes en:

- Importadores
- Exportadores
- Líneas Marítimas
- Sociedades de Intermediación Aduanera
- OTM
- Agentes Internacionales de Carga
- Operadores Logísticos
- Operadores Portuarios
- Transportadores Terrestres y
- Agentes Marítimos o Navieros

· Servicios prestados directamente por PUERTOS DEL VALLE S.A.

- Muellaje: Es el servicio que se presta a las motonaves que atracan y permanecen amarradas a los muelles de Puertos del Valle o se encuentran abarloadas a otra motonave.

- Almacenaje: Es el servicio que se presta a la carga mediante el uso temporal de espacios cubiertos o descubiertos dentro de las instalaciones de Puertos del Valle.

- Uso de Instalaciones Portuarias: Es el servicio prestado por la utilización de la infraestructura y las instalaciones portuarias para ejecución de las operaciones, transferencia de la carga y actividades relacionadas con la misma.

· Servicios prestados por el puerto a través de Operadores Portuarios.
- Pilotaje.
- Remolcadores.
- Manipuleo.
- Estiba y desestiba de carga.
- Consolidación y desconsolidación de contenedores.
- Porteo de carga.
- Control de vectores.
- Tratamiento de desechos sólidos y líquidos.
- Pesaje de mercancías.
- Control portuario.
- Servicios logísticos.
- Servicios de básculas.
- Suministros de agua y combustibles.
- Lubricantes y avituallamiento.
- Servicio a las naves: reparación de sistemas mecánicos, eléctricos, hidráulicos y de refrigeración.
- Servicios médicos, odontológicos y migratorios a la tripulación de los buques.
- Consignación nacional ó transferencia bancaria para el pago de los servicios portuarios.

Proceso de atención a la embarcación


FASE 1: GESTIONES PREVIAS AL ARRIBO.

Las Líneas Marítimas informan oportunamente, vía correo electrónico, a sus Agentes Marítimos en el Puerto, sobre las fechas y el itinerario de las embarcaciones que recalan en Puertos del Valle y les actualizan continuamente de las variaciones que se ocasionen en estos para que los Agentes Marítimos puedan gestionar con oportunidad y eficiencia, todo lo relacionado con la atención de la embarcación.

Los Agentes Marítimos informan oportunamente (la mayoría anuncia por lo menos con quince días de anticipación) a la Terminal Marítima, sobre los anuncios de llegada, fecha y hora prevista (ETA) de las embarcaciones, utilizando para ello cualquiera de los medios disponibles (teléfono, correo electrónico, documento físico, fax, personal), los confirman por lo menos veinticuatro (24) horas antes del arribo de cada buque.

Los Agentes Marítimos reciben del Centro de operaciones de la Línea Marítima o del puerto anterior en el itinerario de la embarcación, vía correo electrónico, el plano de estiba del buque con los últimos cambios realizados, verifican la clase y cantidad de carga que trae al puerto y que lleva el buque de acuerdo con las relaciones de contenedores e instrucciones recibidas en lo referente a las operaciones de la embarcación y comparten esta información con su Operador portuario.

Los Agentes Marítimos mantienen informado por escrito al Operador portuario, vía correo electrónico, de los cambios en la hora estimada de arribo del buque, cancelaciones o modificaciones de la carga, con el fin de estimar y organizar conjuntamente el tiempo estimado de realización de las operaciones de cargue y descargue, de los recursos humanos, de equipos y aparejos, que se utilizarán en las mismas.

Los Agentes Marítimos confirman electrónicamente en el sistema informático aduanero SYGA, la fecha y hora de llegada de la embarcación (Aviso de llegada del medio de transporte), a más tardar doce (12) horas antes de su arribo, para obtener el número oficial del respectivo anuncio, lo imprimen y anexan a la documentación que se entregará físicamente a la Autoridad Aduanera.


Los Agentes Marítimos digitan en el sistema informático SYGA la información contenida en los conocimientos de embarque que se hayan documentado: número del documento, cantidad de contenedores, peso, notificado, depósito, descripción de la mercancía, flete, direcciones del consignatario y del embarcador, puerto de embarque, país de embarque, localización y otros.

Los Agentes Marítimos hacen entrega física de los manifiestos de carga antes del arribo del buque (artículo 96, decreto 2685 de 1.999. Legislación Aduanera) , anexándoles el aviso de llegada para que sean recibidos por la Autoridad Aduanera y obtener fecha y número oficial del manifiesto (NOM).

Los Agentes Marítimos, como mínimo veinticuatro horas antes del arribo de los buques, confirman sus llegadas, vía telefónica o correo electrónico, a la Autoridad Marítima de Buenaventura (Capitanía de puerto) (Aviso de arribo) presentando información general de las embarcaciones: nombre, bandera, puerto de procedencia, puerto de destino, armador, Agente consignatario, escala, carga a movilizar, listado de tripulación, información de residuos, estancia del buque, fecha estimada de zarpe (ETS), información de los últimos diez puertos visitados y el informe de carga peligrosa o contaminante a bordo, para que se gestione el despacho del buque y se programe la Visita de las Autoridades estatales de inspección a la Nave.

Elaboran el formulario de transporte de carga y la solicitud anticipada para el zarpe teniendo en cuenta el tiempo estimado de salida, para entregarlos durante la Visita.

Con una antelación de veinticuatro (24) horas al arribo de los buques a la Boya de mar y con una confirmación a más tardar de doce (12) horas, los Agentes Marítimos presentan el Aviso de arribo a las Autoridades que participan en la Visita del buque: al Departamento Administrativo de seguridad (DAS), Sanidad Portuaria (UES) y el Instituto Colombiano Agropecuario (ICA).


FASE 2: ARRIBO DEL BUQUE

Los Agentes Marítimos coordinan el adecuado transporte terrestre para el traslado de todos los representantes de las Autoridades Estatales que realizarán la Visita al buque, para recogerlos en sus respectivas sedes y en el momento oportuno; las veinticuatro horas del día, todos los días del año o cuando las circunstancias lo hagan necesario.

La Terminal Marítima de Buenaventura, en su programación diaria de servicios (Comité de programación) que realiza de Lunes a Viernes a las 14:30 horas; sábados, domingos y festivos a las 10:30 horas; gestiona la asignación de los puestos de atraque de los buques próximos a arribar en las siguientes veinticuatro horas y los sitios de almacenaje de la carga de acuerdo a lo establecido en el Reglamento de operaciones.


Este Comité se realiza con la presencia, información y documentación suministrada por los representantes de los Agentes Marítimos y los Operadores portuarios, relacionada con el tipo y cantidad de carga, características especiales de la embarcación, calados, hora exacta de llegada a la boya de mar (rada), necesidades de apoyo de grúas de tierra para definir el puesto de atraque más conveniente, posición idónea del buque en razón de las operaciones a realizar, acuerdos comerciales, número de servicios, hora de inicio, tiempo estimado de labores, Operador portuario utilizado, personal y equipo operativo apto y necesario, fecha y hora estimada de zarpe ; siempre y cuando no haya denegación expresa por parte de la Autoridad Marítima de acuerdo con sus competencias.

Los operadores de pilotaje y remolcadores, que deben asistir a la programación diaria de servicios (Comité de programación) y participar activamente opinando sobre las mejores circunstancias de tiempo, lugar, estado de mareas, profundidades de zonas de maniobras y atracaderos o condiciones técnicas que son necesarias para la planeación y ejecución de las maniobras, recogen la información de las embarcaciones programadas para atraque y proceden a realizar la asignación de los Pilotos prácticos y remolcadores para cada una de ellas.

Una vez concluido el Comité de programación, sus acuerdos quedan recogidos en el formato de Programación de servicios marítimos y terrestres. Esa Programación junto con las proyecciones de operación portuaria de las cuarenta y ocho (48) horas siguientes, son enviadas por correo electrónico a todos los Agentes Marítimos y Operadores portuarios con el compromiso de iniciar las operaciones en la fecha y hora prevista en el Comité de programación.

El Capitán del buque o su representante en el puerto solicita previamente al arribo y por escrito al Provisionista las vituallas, reparaciones o servicios que sean necesarios para satisfacer las necesidades de la tripulación y la embarcación.

A su vez, los Provisionistas al recibir la solicitud de servicio contestan por escrito y en detalle las actividades a realizar, hora de inicio y duración, de tal manera que la estancia del buque en el puerto no se afecte más allá de la programada inicialmente para la operación portuaria de cargue y descargue.

Una vez acordada la prestación del servicio, los Provisionistas solicitan mediante oficio a la Terminal marítima autorización para ingresar a las instalaciones portuarias y a la Policía antinarcóticos para poder acceder al buque e informan a la Autoridad aduanera sobre la clase y cantidad de servicios que realizarán al buque.


Operación de atraque.


Los Operadores de pilotaje-amarre y Operadores de remolcadores, con sus recursos humanos y de equipo en permanente disposición, prestan sus servicios las veinticuatro (24) horas todos los días del año y están atentos a las modificaciones o imprevistos que puedan surgir de la programación de servicios concertada con la Terminal Marítima.

El Capitán del buque o su Agente Marítimo deben solicitar el envío del Piloto práctico, mínimo dos (2) horas antes del arribo de la embarcación a la Boya de mar (rada), a través de los canales de contacto por radiofrecuencia (VHF) 16 o 74.

El radio operador de la estación de Pilotos prácticos mantiene informado al Agente marítimo y a la Terminal marítima de la posición del buque y verifica con la Terminal Marítima la autorización y la disponibilidad de espacio adecuado en el puesto de atraque asignado.

Al recibir la conformidad del radio operador, la embarcación continúa su desplazamiento a la zona destinada para la subida a bordo del Piloto práctico (boya de mar) y aguarda su llegada. El Piloto práctico en concordancia con el Agente marítimo, atiende de forma inmediata la petición del Capitán del buque desplazándose en la lancha de Pilotos prácticos hasta el punto de encuentro –Boya de mar- donde sube a bordo. Una vez a bordo, el Piloto inicia su labor de asesoría al Capitán para realizar el trayecto por el canal de acceso a la bahía y dirigir la maniobra de atraque. El tiempo de traslado de la estación de Pilotos prácticos a la boya de mar es aproximadamente de dos (2) horas.
El Piloto práctico se comunica con los Remolcadores, designados por el Agente Marítimo, por el canal de radiofrecuencia (VHF) utilizado para la coordinación de las maniobras y solicita la prestación de sus servicios indicando el número de remolcadores necesarios en función de las características del buque, las recomendaciones del Capitán y la normativa vigente de la Autoridad Marítima.

El tiempo estimado entre la iniciación de la maniobra en la Boya de mar, el tránsito por el canal de acceso y el primer contacto físico del buque con los remolcadores (que se ejecuta en las cercanías de la boya 37) para iniciar su aproximación al puesto de atraque, es aproximadamente de una hora y cuarenta minutos.

Los Remolcadores atienden inmediatamente la petición efectuada por los Pilotos Prácticos vía canal de radiofrecuencia y siguen estrictamente sus instrucciones durante todo el tiempo que dure la maniobra.

El Piloto Práctico mantiene contacto por el mismo medio radial con los amarradores, quienes, en la maniobra de aproximación al puesto de atraque asignado, le informan las distancias de orientación para su acercamiento y las distancias entre buques para garantizar la seguridad de la maniobra y proceder a la fijación o amarre de los cabos a las bitas, según las indicaciones sobre posición y puesto de atraque suministradas previamente por teléfono o radiofrecuencia y supervisadas al momento de la maniobra por el representante (Asistente de servicios marítimos) de la Terminal Marítima.

El tiempo estimado entre el primer contacto físico del buque con los remolcadores (boya 37) para iniciar la maniobra de aproximación al puesto de atraque, hasta su amarre definitivo en el muelle asignado, es aproximadamente de cuarenta minutos.

Una vez el buque está amarrado al muelle, el Piloto Práctico solicita al Capitán su conformidad, aceptación u observaciones en la realización de la maniobra, mediante la firma del documento Informe de Pilotos Prácticos y desciende dando por terminada la maniobra.

La operación documental física prosigue en la estación de Pilotos, donde el Piloto Práctico elabora y entrega su Informe de Pilotos Prácticos. En él suministra toda la información relacionada con la maniobra: nombre del buque, nombre del Capitán, Agencia Naviera, nombre del Piloto práctico, eslora del buque, tonelaje de registro bruto, bandera, calados, fecha, clase de servicio, fecha y hora de recibo en boya de mar, fecha y hora de atraque, número de puesto de atraque, remolcadores utilizados y las observaciones que sean pertinentes.

Los Operadores de pilotaje envían una copia del informe de Pilotos prácticos (DO3) a la Capitanía de Puerto, a la Terminal marítima y al Agente marítimo.

FASE 3: ESTADÍA

1. Visita de las Autoridades.

Inmediatamente terminada la maniobra de atraque del buque, las autoridades estatales encargadas de la Visita (Autoridad marítima, Sanidad portuaria, Departamento administrativo de seguridad, Instituto Colombiano Agropecuario) y el Agente marítimo, suben a bordo de la embarcación y son recibidos por el Capitán del buque para que la Autoridades estatales de inspección verifiquen:

Las condiciones de arribo, la vigencia de los certificados de desratización, la póliza de contaminación, la línea de carga, el certificado nacional de seguridad del equipo de comunicaciones radiales, el certificado nacional de armamentos para buques de carga, el certificado de inspección de equipo de carga, declaración marítima de sanidad, certificados de vacunas, documentación tripulantes, autorización para desembarque de tripulantes, últimos puertos visitados, zarpe del puerto anterior, certificado de PBIP, recomendaciones de Sanidad portuaria (atajarratas, tapete sanitario…) el nivel de capacidad de sus tripulantes para garantizar la seguridad de la vida humana en el mar y si satisface el cumplimiento de la normativa de las Autoridades de inspección, conceder la Libre plática para el inicio de las operaciones de cargue y descargue y autorizar anticipadamente el zarpe, si así lo solicita el Agente Naviero.

El Departamento Administrativo de seguridad (DAS) verifica la documentación y antecedentes de los tripulantes del buque y se asegura que no tengan restricciones para bajar de la embarcación y entrega las autorizaciones de desembarque a los tripulantes que lo requieran.

El Instituto Colombiano Agropecuario (ICA) verifica que la carga de importación con destino al país, no tenga restricciones sanitarias.

Sanidad Portuaria verifica que la tripulación tenga vigentes las certificaciones médicas de vacunas (fiebre amarilla, cólera).

El Agente marítimo recibe del Capitán de la embarcación, listado de la tripulación, de provisiones, zarpe del puerto anterior, las condiciones de arribo (hora de llegada a rada, piloto a bordo, primera línea de atraque, remolcadores utilizados, calado, niveles de combustible y de agua potable), informe de temperaturas de contenedores refrigerados y entrega al Capitán tres juegos de los manifiestos de carga a embarcar.

Terminada satisfactoriamente las verificaciones documentales de las Autoridades estatales de inspección, la Autoridad Marítima (Capitanía de puerto) firman el documento o Acta de Visita con lo cual se concede la Libre Plática, asigna un número que es consecutivo y denominado Registro de capitanía el cual identifica toda la actividad operacional que realiza el buque en su escala en el Puerto.

A solicitud del Agente Marítimo, la Autoridad Marítima (Capitanía de puerto) podrá autorizar el zarpe anticipado firmando el documento de solicitud. Terminada esta gestión, los representantes de las autoridades de inspección abandonan la embarcación. Esta Visita en condiciones normales, se puede realizar entre veinte y treinta minutos.

El Agente Marítimo informa vía radio (VHF) al Operador portuario sobre la Libre plática para que inicie inmediatamente las operaciones de cargue/descargue y a la Terminal Marítima por el mismo medio, el número respectivo del registro de Capitanía asignado por esta autoridad.

La Terminal Marítima finalizada la maniobra informa sobre fecha y hora de la primera línea de atraque del buque a la Autoridad Aduanera y de esta información se sirven sus usuarios para la verificación de los términos en los procesos aduaneros.


2. Operación de cargue y descargue.


El Operador portuario informado por el Agente Marítimo sobre la autorización de la Libre Plática, inicia las operaciones de cargue y descargue a la hora prevista.

El Operador portuario dispone de los equipos y recursos humanos aptos y suficientes para ajustarse al tiempo de operación estimado con el Agente Naviero y la Terminal marítima en el Comité de programación de servicios, de acuerdo a los rendimientos mínimos de productividad.

El Operador portuario atiende los requerimientos de la Policía antinarcóticos, que supervisa el proceso de cargue, cuando esta determina que un contenedor requiere de una inspección.


3. Operación de suministro.


Los Provisionistas atienden las solicitudes efectuadas por la Línea marítima o el Capitán del buque o el Agente Marítimo en cuanto a aprovisionamiento de combustibles, lubricantes, reparaciones, repuestos o avituallamiento, de acuerdo al tiempo de duración del suministro convenido previamente y coordinado con el Operador portuario, de tal manera que no se afecte la normal operación de cargue y descargue ni la fecha y hora del zarpe del buque.

Los Provisionistas colaboran con la Policía antinarcóticos en sus tareas de supervisión y control de las personas, vehículos y provisiones que participan en el proceso.
Terminada la operación, los Provisionistas confirman a la Autoridad Aduanera sobre la clase y cantidad de servicios suministrados.


4. Movimientos interiores del buque en el puerto.


El Agente marítimo puede solicitar, en caso de ser necesario, el movimiento interior de un buque en el puerto (Fondeo, cambio de muelle, corrida, cambio de costado, reatraque. (Forma R-POM-OPS-003. Notificación de maniobra) y la Terminal Marítima lo autoriza de acuerdo a la mejor operatividad del Puerto.

La Terminal Marítima o la Autoridad Marítima (Capitanía de puerto) pueden exigir un movimiento interior de un buque por motivos de seguridad, de gestión de las zonas de atraque y demás (forma R-POM-OPS-003. Notificación de maniobra) y la operativa para la petición de Pilotos prácticos, amarradores, remolcadores es idéntica a la que se efectúa en el caso del desatraque.


FASE 4: OPERACIÓN DE DESATRAQUE.


Los Operadores portuarios mantienen informados por radiofrecuencia o vía telefónica a los Agentes marítimos y a la Terminal Marítima sobre la evolución del programa en la operación de cargue y descargue y sobre los eventuales cambios que se presenten y afecten la hora prevista de finalización, con el fin de coordinar los correctivos necesarios. Una vez finalizadas las labores de cargue/descargue, la nave zarpará inmediatamente. Si se presenta algún inconveniente de tipo legal, administrativo o de otra índole, el Capitán del buque tiene dos (2) horas de margen para liberar la línea de atraque o fondear a la espera de la solución a sus inconvenientes y posteriormente zarpar desde la bahía. (Capítulo tercero, numeral 22.1n, parágrafo segundo, reglamento de operaciones)

Los Agentes marítimos solicitan vía canal de radiofrecuencia 16 o 74 (VHF) la prestación del servicio de pilotaje-amarre y remolcadores, indicando una hora aproximada para la conclusión de las operaciones portuarias. Confirmada esta información, el Piloto práctico estará a bordo del buque a la hora prevista y esperará las instrucciones del Capitán del buque que indican que está en condiciones de partir.

El Piloto práctico realiza por el canal de radiofrecuencia (VHF) destinado para la coordinación de las maniobras, la petición de los remolcadores necesarios para el desatraque del buque, los cuales se aproximan a la embarcación y responden con precisión a las instrucciones que el Piloto práctico les va indicando. Este a su vez asesora directamente al Capitán del buque para guiarlo en la realización de la maniobra.

Los Amarradores, en contacto también por el mismo canal de radiofrecuencia (VHF) y al costado del buque siguiendo las instrucciones del Piloto práctico, proceden a soltar los amarres del buque al muelle.

Suelto el buque se aparta del muelle y se va dirigiendo hacia la zona exterior de la bahía, apoyado por los remolcadores a criterio del Piloto práctico, hasta asegurar la gobernabilidad de la embarcación y continuar el tránsito por el canal de acceso. La operación finaliza cuando, llegados a la Boya de mar, el Piloto práctico desciende del buque y este continúa su itinerario.

El tiempo total para la realización de la maniobra, que comprende desde el momento en que suelta su última línea de amarre hasta entregar el buque en la Boya de mar, es aproximadamente de una hora y cuarenta minutos.

El Piloto práctico regresa a su estación y entrega el Informe de Pilotos prácticos, aceptado y firmado por el Capitán del buque y con la información tal como se indicó en la maniobra de atraque.


Anexo 4. El Sistema de Información Actual

Existe una Gerencia de Informática y Telecomunicaciones la cual manejaba los siguientes Productos y Servicios:

Sistemas de Información
Seguridad informática
Comunicaciones
Infraestructura
Comunidad electrónica
Help Desk


La estructura de esta área estaba organizada de la siguiente forma:

Gerente IT
Patricia Salgado Osorio

Analistas de Sistemas
Administradores de Sistemas
Help Desk

Había algunos slogans de servicios muy interesantes del área que decían:

Ofrecer condiciones óptimas de funcionamiento en las aplicaciones
Velar por el buen funcionamiento de los programas
Atender y tramitar los requerimientos de desarrollo con los
proveedores de las soluciones
Realizar pruebas técnicas de funcionamiento de los aplicativos
Desarrollar nuevas funcionalidades que no son parametrizables en los
aplicativos actuales
Apoyar a los usuarios en el uso de las funcionalidades de los sistemas
de información

Y todo lo que aquí decía iba en contra de lo que yo veía.

Además en un manual encontré que habían varios sistemas de información como:

Aspa: Sistema de información portuario para la planificación del muelle y consultas varias

Cosmos: Sistema de información portuario para el control de la carga, Planeación y Control del espacio en patio, trazabilidad de la carga mediante la actualización en línea de los movimientos de la carga, Integración de la comunidad portuaria al proceso y facturación

BITA:Sistema que nos permite integrar la comunidad portuaria y la integración de las aplicaciones CTCS,CG,ASPA21 y SAC

CPT: Centro de Planificación Terrestre

SISMAR: Base de datos de consulta de la información de carga movilizada por los diferentes puertos colombianos

SAC: Sistema de información de atención al cliente (Quejas y reclamos)

Aladino: Sistema de información contable, activos fijos y órdenes de compra

Sarba: Sistema de información de nómina, Bienestar Social y Recurso Humano

Gauss: Sistema de análisis de costeo

Bollinger: Sistema de información para control de acciones y asambleas

Corvu: Sistema de información para la administración de indicadores (Balance scorecard)

Productos de oficina: Programas de productividad de oficina instalados en los computadores personales de los empleados (Ej: Excel, Outlook, Project, etc.)



RELACIÓN CON LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN

Edison realizó un análisis con un enfoque SIPOC para determinar las oportunidades de mejora de cada uno de los actores que influían en el proceso.

Encontró que los al ser los puertos proveedores de servicios, en particular a naves, cargas y a medios de transporte terrestre interior, el cual proporciona por un lado un servicio de calidad a las líneas navieras y por otro lado entrega un servicio insatisfactorio a la carga o a los operadores de transporte interior.

Los procesos, además de las personas, son los que definen la eficiencia y eficacia de la organización. Para garantizar la integridad y el buen funcionamiento del ERP que se decida implementar, primero deberán redefinir los procesos críticos de la compañía para mejorar su eficiencia y eficacia.

El enfoque a usar es modelamiento de procesos por medio de simuladores como PROMODEL, los cuales nos permiten saber cuales son los cuellos de botella del proceso y poder optimizarlo, pudiendo visualizar el escenario de mejora lo que nos permite conseguir eficiencia y mejora en los costes o tiempos de los procesos.

Se remodelarán procesos para que puedan ser más eficientes. Siendo esto así el ERP que se implemente puede tener un gran impacto en la organización, de otra forma no será relevante.

ESTRUCTURA JERARQUICA



La máxima autoridad de Puertos del Valle S.A. es su Asamblea de Accionistas, la cual elige a la Revisoría Fiscal y a los miembros de la Junta Directiva, éstos a su vez nombran al Gerente General, quien como Representante Legal de la Sociedad, responde por la planeación, ejecución y control de todos los procesos que atañen a las actividades de la organización.

Al Gerente General lo apoyan en su gestión seis Direcciones, cinco Gerencias, y una Jefatura. Los directores son responsables de las áreas de Jurídica, Auditoria Interna, Informática y Telecomunicaciones, Gestión del Talento Humano, Planeación y Seguridad de la Información. Los Gerentes se encargan de las áreas Administrativa y Financiera, Ingeniería y Mantenimiento, Comercial y Mercadeo, Información y Servicio al Cliente y Operaciones; además cuenta con la Jefatura de Aseguramiento de Calidad. Tanto las Direcciones como las diferentes Gerencias, desarrollan sus objetivos con el apoyo de jefes, coordinadores, supervisores, auxiliares y demás empleados que las conforman.

A continuación se presenta la Misión de cada una de las áreas que conforman Puertos del Valle S.A:

· Gerencia General: Establecer las condiciones para planear el marco estratégico cumpliendo con las decisiones de la asamblea general de accionistas, las políticas trazadas por la junta directiva, las condiciones del mercado y la normatividad legal para prestar servicios portuarios altamente competitivos y rentables frente a los puertos de Colombia y Latinoamérica.

· Gerencia Administrativa y Financiera: Planear, organizar, dirigir y controlar el manejo de los recursos financieros de la Sociedad Portuaria, procurando rentabilidad. Además, liderar la racionalización de los recursos, controlando y supervisando los servicios de apoyo administrativo, buscando la satisfacción de los clientes internos y externos.

· Gerencia Comercial y de Mercadeo: Identificar oportunidades de negocio para Puertos del Valle S.A, mediante el mantenimiento de los clientes actuales e incorporación de nuevos clientes; logrando que prefieran Puertos del Valle S.A a través del ofrecimiento de los servicios portuarios y del desarrollo de estrategias.

· Gerencia de Ingeniería y Mantenimiento: Cumplir con el plan de modernización portuaria y mantener las instalaciones en condiciones óptimas de servicio con calidad y costos razonables para la satisfacción de nuestros clientes.

· Gerencia de Operaciones: Satisfacer permanentemente las necesidades de los clientes, brindando calidad en la prestación de los servicios marítimos, terrestres y de almacenaje, buscando estándares de calidad que garanticen la efectividad operacional del puerto.

· Gerencia de Gestión del Talento Humano: Liderar el proceso de desarrollo de la cultura de servicio en Puertos del Valle S.A por medio de un talento humano competente que actúa en un agradable ambiente de trabajo.

· Gerencia de Informática y Telecomunicaciones: Suministrar soporte y soluciones informáticas seguras y eficaces a los clientes internos y externos que contribuyan a la gestión de Puertos del Valle S.A, con la optimización de los procesos y la toma de decisiones a todos los niveles, con tecnología de punta y recurso humano calificado.

· Dirección de Auditoria Interna: Apoyar a la Alta Gerencia en la evaluación del sistema de control interno, mediante la ejecución del plan anual de Auditoria Interna, realizando análisis objetivo a la luz de las políticas empresariales, reglamentos y normas legales vigentes, permitiendo la identificación de oportunidades de mejora, para posterior reporte y seguimiento.

· Dirección de Planeación: Diseñar, supervisar, controlar e informar el Plan Maestro de Desarrollo y reportar las inversiones que forman parte de este plan, haciendo análisis técnico, operativo y comercial aplicando la ingeniería financiera a los proyectos y diseñar la política tarifarla de la compañía.

· Dirección de Seguridad de la Información: Liderar, planificar, controlar e implementar las actividades relacionadas con la seguridad de la información de la Empresa, con el propósito de protegerla contra acciones y eventos que puedan poner en riesgo la operación normal de la compañía, cumpliendo con el modelo de seguridad de la información definidas por la Gerencia General.

· Dirección Jurídica: Brindar asesoría y atender, dentro del marco jurídico, todos los procesos legales que se le puedan presentar a la empresa en el desarrollo de su gestión.

· Jefatura de Información y Servicio al Cliente: Establecer y mantener canales de comunicación directos con el cliente y proveer información clara, confiable y oportuna que satisfaga sus necesidades, identificando oportunidades de mejoramiento en los procesos con el fin de optimizar la prestación del servicio.

· Jefatura de Aseguramiento de Calidad: Planificar, orientar, desarrollar y evaluar el sistema de gestión de la calidad de la Compañía de acuerdo con la norma ISO 9001 vigente, buscando la mejora continua de los procesos mediante la integración, documentación y seguimiento de los resultados para el aseguramiento de la calidad de los servicios.


[1]Caso elaborado por: Paola Andrea Caicedo, Paula Andrea Carrejo y Edison Díaz estudiantes de postgrado de la Especialización de Logística Promoción XI, el caso fue dirigido por el profesor Andrés López. Este trabajo es propiedad de la Universidad ICESI. Santiago de Cali, Diciembre de 2007.

[2] Agencia Marítima mas importante del mundo y quien tiene el mayor numero de toques (Arribos) al puerto